Wie organisiert man einen Gruppentransfer am Flughafen?
Flüge mit unterschiedlichen Landezeiten, Treffpunkt, Gepäck und Verspätungen … eine praktische Methode, um den Flughafentransfer einer großen Gruppe reibungslos zu planen.
Einen einzelnen Fahrgast vom Flughafen abzuholen, ist einfach; eine 30-köpfige Gruppe, die aus verschiedenen Städten mit verschiedenen Flügen ankommt, auf einmal ins Hotel zu bringen, erfordert dagegen echte Koordination. Hier teilen wir eine praktische Methode.
1. Flugliste sammeln
Grundlage ist eine Liste mit Flugnummer, Landezeit und Terminal jedes Fahrgasts. Ohne sie lässt sich weder die Zahl der Fahrzeuge noch die der Fahrten bestimmen. Die Liste als Tabelle zu führen und am letzten Tag zu aktualisieren, hat sich bewährt.
2. Flüge in Zeitfenster einteilen
Sortieren Sie die Landezeiten und fassen Sie nahe beieinander liegende zusammen. Flüge mit kleinem Abstand lassen sich in einer Fahrt bündeln; bei großem Abstand sind getrennte Fahrten besser, als Fahrgäste lange warten zu lassen. Wägen Sie Warten und zusätzliche Fahrten nach den Prioritäten der Gruppe ab.
3. Treffpunkt festlegen
Wählen Sie im Terminal einen gut auffindbaren Punkt und teilen Sie ihn vorab mit. Ein Schild mit Gruppen- oder Veranstaltungsname hilft, die Abholung zu erkennen. Bei mehreren Terminals planen Sie für jedes Terminal separat.
4. Gepäck einplanen
Beim Flughafentransfer bestimmt oft das Gepäck die Fahrzeugwahl. Rechnen Sie mit mindestens einem großen Koffer pro Person und geben Sie Messematerial oder Sportausrüstung extra an. Zur Berechnung siehe unseren Ratgeber zur Gepäckkapazität.
5. Verspätungsplan machen
Mit den Flugnummern lassen sich Änderungen der Landezeit verfolgen. Legen Sie vorab fest, was bei einer Verspätung geschieht: Warten die anderen, oder gibt es einen eigenen Transfer für die Verspäteten?
6. Rückfahrt zum Flughafen separat planen
Bestimmen Sie die Abfahrtszeit aus Flugzeit, Check-in-Schluss der Airline, Sicherheitskontrolle und Fahrzeit. Planen Sie zusätzlichen Puffer ein, denn der Gruppen-Check-in dauert oft länger.
7. Kommunikationsweg festlegen
Bestimmen Sie eine Kontaktperson, die die Fahrgäste am Reisetag erreichen können, und geben Sie deren Nummer mit den Abholinformationen weiter. Laufen Flugänderungen über diese eine Person, entsteht kein Durcheinander.
Ist Ihr Plan fertig, fordern Sie auf unserer Seite Flughafentransfer ein Angebot an. Für Teilnehmende von Firmenveranstaltungen hilft auch unser Ratgeber zu Teilnehmertransfers.
