في فعاليات الشركات يشكّل النقلُ الانطباعَ الأول لدى المشاركين. فمن يُستقبل في المطار ويُؤخذ من الفندق في الموعد ويعود بعد الفعالية دون انتظار يستطيع التركيز على البرنامج. أما فريق التنظيم فيرتاح كثيرًا عندما يُدار النقل من جهة واحدة.
لأي فعاليات؟
- لقاءات الوكلاء والمبيعات: نقل المشاركين القادمين من مدن مختلفة بين المطار والفندق ومكان الاجتماع.
- المؤتمرات والندوات: رحلات منتظمة في أوقات محددة بين الفنادق ومركز المؤتمرات.
- المعارض: نقل فرق الأجنحة ومجموعات الزوار إلى أرض المعرض.
- حفلات الإطلاق والسهرات: نقل المدعوين إلى المكان وإعادتهم ليلًا.
- رحلات الشركات وفعاليات الفرق: برامج ليوم واحد أو مع مبيت.
التنظيم بعدة مركبات
في الفعاليات الكبيرة قد تجمع عدة مركبات المشاركين من فنادق مختلفة وفي أوقات مختلفة. ويُحدد مسبقًا جدول الرحلات ومسار كل مركبة والأشخاص المسؤولون عن التواصل. ومشاركة قائمة المشاركين مع بيانات الفنادق والرحلات الجوية يسرّع التخطيط. شرحنا هذه العملية خطوة بخطوة في دليل نقل المشاركين في فعاليات الشركات.
الفاتورة والعقد
يُعد العرض لعملاء الشركات مع اسم الشركة والبيانات الضريبية وشروط الدفع. وإذا كان برنامج الفعالية قابلًا للتغيير، فيجب توضيح شروط التعديل والإلغاء في مرحلة العرض.
النقل في رحلات العمل
في رحلات العمل، مثل نقل مدير أو عدد قليل من المديرين بين الاجتماعات خلال اليوم، يُفضَّل استخدام سيارة VIP. وللضيوف القادمين جوًا يمكن دمج التخطيط مع النقل من المطار.
لمن تناسب هذه الخدمة؟
- الشركات والوكالات المنظمة للفعاليات والمؤتمرات والمعارض
- العلامات التجارية التي تعقد لقاءات الوكلاء والمبيعات
- المؤسسات التي تستضيف ضيوفًا ومتحدثين أجانب
- أقسام الموارد البشرية التي تخطط لفعاليات الفرق ورحلات الشركات
اختيار المركبة
حسب عدد المشاركين وكثافة الرحلات، يمكن استخدام سيارات VIP والميني باص والميدي باص والحافلات معًا. وإذا كان سيتم الجمع من نقاط مختلفة في الوقت نفسه، فقد تكون عدة مركبات صغيرة أكفأ من مركبة كبيرة واحدة.
تعرّف على فئات المركبات في أسطولنا:
معلومات تحتاج إلى تجهيزها لعرض السعر
- تاريخ الفعالية ومكانها وبرنامجها
- عدد المشاركين
- فنادق الإقامة
- مواعيد الوصول والمغادرة في المطار (إن كانت معروفة)
- أوقات جميع الرحلات خلال اليوم
- بيانات الشركة للفاتورة
- الشخص المسؤول عن التواصل من فريق التنظيم
