Kurumsal etkinliklerde ulaşım, katılımcıların etkinlik hakkındaki ilk izlenimini oluşturur. Havalimanında karşılanan, otelden zamanında alınan ve etkinlik bitiminde beklemeden dönebilen katılımcılar, programa odaklanabilir. Organizasyon ekibi için ise ulaşımın tek noktadan yönetilmesi büyük kolaylık sağlar.
Hangi etkinlikler için?
- Bayi ve satış toplantıları: Farklı şehirlerden gelen katılımcıların havalimanı, otel ve toplantı alanı arasında taşınması.
- Kongre ve konferanslar: Oteller ile kongre merkezi arasında belirli saatlerde düzenli seferler.
- Fuarlar: Stand ekibinin ve ziyaretçi grupların fuar alanına ulaşımı.
- Lansman ve gala geceleri: Davetlilerin mekâna ulaşımı ve gece dönüşü.
- Şirket gezileri ve ekip etkinlikleri: Günübirlik veya konaklamalı programlar.
Çok araçlı organizasyon
Büyük etkinliklerde birden fazla araç, farklı otellerden ve farklı saatlerde katılımcı toplayabilir. Bu tür programlarda sefer çizelgesi, her aracın güzergâhı ve iletişim kişileri önceden belirlenir. Katılımcı listesinin otel ve uçuş bilgisiyle birlikte paylaşılması planlamayı hızlandırır. Bu süreci kurumsal etkinlikte katılımcı transferi rehberimizde adım adım anlattık.
Fatura ve sözleşme
Kurumsal müşteriler için teklif; şirket unvanı, vergi bilgileri ve ödeme koşullarıyla birlikte hazırlanır. Etkinlik programında değişiklik olabileceği düşünülüyorsa, değişiklik ve iptal koşulları teklif aşamasında netleştirilmelidir.
İş seyahati transferleri
Tek veya birkaç yöneticinin gün içindeki toplantılar arasında taşınması gibi iş seyahatlerinde VIP araç kullanımı tercih edilir. Uçuşla gelen misafirler için havalimanı transferi ile birlikte planlama yapılabilir.
Kimler için uygun?
- Etkinlik, kongre ve fuar organizasyonu yapan şirketler ve ajanslar
- Bayi ve satış toplantısı düzenleyen markalar
- Yabancı misafir ve konuşmacı ağırlayan kurumlar
- Ekip etkinliği ve şirket gezisi planlayan insan kaynakları birimleri
Araç seçimi
Katılımcı sayısına ve sefer yoğunluğuna göre VIP araç, minibüs, midibüs ve otobüs birlikte kullanılabilir. Aynı saatte farklı noktalardan toplama yapılacaksa tek büyük araç yerine birkaç küçük araç daha verimli olabilir.
Filomuzdaki araç sınıflarını inceleyin:
Teklif için hazırlamanız gereken bilgiler
- Etkinlik tarihi, yeri ve programı
- Katılımcı sayısı
- Konaklama otelleri
- Havalimanı geliş ve gidiş saatleri (biliniyorsa)
- Gün içindeki tüm sefer saatleri
- Fatura için şirket bilgileri
- Organizasyon ekibinden irtibat kişisi